Veomo.ru

Финансовый журнал
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Где хранятся документы ликвидированного предприятия

Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Подготовка документации к передаче в архив

За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при ликвидации ООО. Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив.

Подготовка документации состоит из следующих этапов:

  • Структуризация дел по времени хранения и году создания.
  • Подшивка.
  • Нумерация.
  • Внутренняя опись.
  • Оформление обложек.

Получатель документации

Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

Сроки хранения документации

Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы продолжительного хранения.
  3. Документы временного хранения.

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Если истек срок хранения документа, то нужно подготовить его к утилизации – для этого собирается комиссия, состав комиссии указывается в акте «О создании экспертной комиссии». Далее она составляет акт с описью документов, подлежащих уничтожению.

Отобранные к уничтожению документы направляются на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего составляется акт об утилизации, к нему нужно подшить квитанцию о сдаче документов на переработку. Документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации.

Хранение документов после ликвидации ООО позволит решить все спорные вопросы, которые с большой вероятностью могут возникнуть уже после ликвидации компании. Также эти документы могут помочь вашим сотрудникам избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому организация должна подходить к вопросу ликвидации с полной ответственностью, учитывая не только свои интересы, но и интересы бывших работников.

Как получить документ из архива ликвидированной фирмы?

Ситуация

Между частным унитарным предприятием (далее – ЧУП) и лизинговой организацией в 2009 г. был надлежащим образом исполнен и закрыт договор лизинга. В настоящее время ЧУП потребовался оригинал данного договора, который у него не сохранился. В процессе поисков выяснилось, что лизинговая организация в 2014 г. была ликвидирована. Возникает вопрос: куда обращаться и в каком архиве искать документ?

Ответим на заданный вопрос.

Все организации и индивидуальные предприниматели, действующие на территории Республики Беларусь, обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов и передачу их в государственные, территориальные (городские или районные) архивы (ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»; далее – Закон № 323-З).

Документы любой организации условно подразделяются:

– на документы, которые в обязательном порядке должны быть переданы в архивы, организованные государством;

– документы, которые должна хранить сама организация.

Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).

Если организация является источником комплектования государственного архива (это можно узнать на сайте Национального архива Республики Беларусь http://www.narb.by), то при ее ликвидации прием и хранение соответствующих ее документов осуществляет государственный архив (часть четвертая ст. 13, часть третья ст. 19 Закона № 323-З). Если же организация не отнесена к источниками комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, то при ликвидации она должна сдавать документы на хранение в территориальный архив (часть четвертая ст. 19 Закона № 323-З). Этот порядок определен Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143).

Читать еще:  Получение почтового адреса на земельный участок

Частные коммерческие организации в большинстве случаев относятся ко второй категории, поэтому в архивы сдаются не все их документы, а только предусмотренные законодательством.

Обратите внимание!

Сдача определенных документов ликвидируемой организации в территориальный архив является обязательной! Особенно это касается документов по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работников (абзац четвертый части первой п. 16 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 (далее – Положение о ликвидации); часть четвертая ст. 19, часть седьмая ст. 13 Закона № 323-З).

Если ликвидируемая организация по каким-то причинам не может сдать в архив документы по личному составу, то процесс ее ликвидации затянется: она будет исключена из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей только по истечении 3 лет со дня принятия решения о ликвидации (часть четвертая п. 16 Положения о ликвидации).

Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности хранятся 3 года (п. 66 Перечня № 140), поэтому не относятся к документам, которые сдаются в территориальный архив (п. 98 Правил № 143). Организация создает свой архив или может заключить договор с территориальным архивом и передать ему документы на хранение.

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели являются лицами, ответственными за надлежащее хранение документов (ст. 12 Закона № 323-З).

Таким образом, в описанной ситуации для поиска договора лизинга необходимо связаться с бывшим директором или председателем ликвидационной комиссии лизинговой организации и выяснить, какое было принято решение по хранению документов по финансово-хозяйственной деятельности. С момента прекращения договора лизинга прошло 9 лет, с момента ликвидации лизинговой организации – 4 года, соответственно договор может быть уже уничтожен. Однако если в отношении лизинговой организации не проводилась проверка соблюдения налогового законодательства, то, возможно, договор и сохранился, так как срок его хранения увеличился до 10 лет (п. 66 Перечня № 140).

Приказ Росархива от 12.11.2001 N 85 «Об утверждении Положения о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

от 12 ноября 2001 г. N 85

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ, ОБРАЗОВАВШИМИСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ, ЛИКВИДИРОВАННЫХ

В ХОДЕ БАНКРОТСТВА

В целях установления единого порядка работы по дальнейшему хранению документов постоянного, временного хранения и по личному составу, образовавшихся в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства, а также уничтожения документов с истекшими сроками хранения приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое Положение о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства, согласованное с Федеральной службой России по финансовому оздоровлению и банкротству.

2. Органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации довести настоящее Положение до сведения всех архивных учреждений, находящихся на территории субъектов Российской Федерации, и организовать внедрение его в практику работы.

от 12.11.2001 N 85

О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, ОБРАЗОВАВШИМИСЯ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ,

ЛИКВИДИРОВАННЫХ В ХОДЕ БАНКРОТСТВА

Настоящее Положение устанавливает следующий порядок дальнейшего хранения документов организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства .

Далее — организация — должник.

1. С момента принятия арбитражным судом заявления о признании организации — должника банкротом и назначения временного, внешнего или конкурсного, управляющего последний принимает меры по обеспечению сохранности в составе имущества организации — должника образовавшихся в процессе его деятельности документов.

2. После принятия решения о признании организации — должника банкротом и об открытии конкурсного производства конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации — должника, и проводит их инвентаризацию.

3. Документы организации — должника не могут быть предметом продажи на любой стадии производства по делу о банкротстве, если только в соответствии со ст. 86 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» не осуществляется продажа бизнеса должника. В последнем случае документы организации — должника, за исключением документов, образовавшихся в ее деятельности к моменту приватизации и относящихся к составу государственной части Архивного фонда Российской Федерации , становятся собственностью покупателя.

Документы, относящиеся к Государственной части Архивного фонда Российской Федерации, не могут быть объектом купли — продажи или иных сделок на основании следующих действующих правовых актов:

«Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1993 г. (ст. 8);

«Положения об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 (п. 11);

«Положения о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества», утвержденного Приказом Росархива от 6 ноября 1996 г. N 54 и распоряжением Госкомимущества от 22 октября 1996 г. N 1131-р и зарегистрированного Минюстом России 13 ноября 1996 г. N 1193.

4. В целях организации отбора и передачи документов на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, а также в целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы России на проведение экспертизы ценности документов организации — должника с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

Читать еще:  Налоговый вычет при начислении налога на имущество

Федеральным архивом, государственным архивом субъекта Российской Федерации, районным (городским, государственным архивом, муниципальным архивом).

Конкурсный управляющий вправе привлекать для проведения экспертизы ценности документов юридических и физических лиц, имеющих соответствующие лицензии.

По итогам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Описи дел постоянного хранения и по личному составу после их утверждения (согласования) экспертно — проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения представляются на утверждение конкурсному управляющему.

5. После проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации — должника, устанавливается следующий порядок их дальнейшего хранения:

5.1. Документы, отобранные на постоянное хранение, после утверждения описей на них экспертно — проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения поступают в государственный или муниципальный архив;

5.2. Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают на хранение в архивы документов по личному составу, а при их отсутствии — в соответствующие государственные или муниципальные архивы. Документы ликвидируемой организации постоянного хранения и по личному составу подлежат передаче в вышеуказанные архивы без оплаты услуг за их хранение;

5.3. Документы временного хранения, сроки которых не истекли, могут быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив по согласованию с ним на платной основе.

6. Использование документов, переданных на хранение в государственные и муниципальные архивы, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7. Расходы по проведению экспертизы ценности, упорядочению и передаче документов относятся к расходам, перечисленным в пункте 1 ст. 106 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)». При отсутствии или недостатке соответствующих средств, а также в случае невозможности приема документов государственным или муниципальным архивом вопрос о финансировании данных работ или определении места хранения документов должен быть внесен конкурсным управляющим на рассмотрение исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления.

8. Документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению по решению конкурсного управляющего. Уничтожение документов оформляется соответствующим актом с приложением описи уничтоженных дел (документов). Акт утверждается конкурсным управляющим и прикладывается к отчету конкурсного управляющего.

Сроки хранения документов определяются по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).

Форма акта определена «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986).

Сдача документов в архив при ликвидации

Передача документов в архив при ликвидации предприятия – достаточно сложный и ответственный процесс. Необходимо знать и понимать предъявляемые в данном случае к юридическому лицу требования, досконально ориентироваться в специфике вопроса. Доверяя выполнение данной задачи профессионалам, владельцы компании могут быть уверены: процедура ликвидации юрлица в Москве и МО будет проведена и завершена безукоризненно.

Что делать с документами ликвидируемой организации?

Документы являются основным наследием закрывающегося предприятия, которое будет востребовано долгие годы его работниками. Халатное отношение к ним и их утрата чреваты для собственников бизнеса и ликвидатора серьезными последствиями.
Часто возникают ситуации, при которых бывшим работникам необходимо найти свои трудовые договоры, контракты, приказы и иные документы. Именно поэтому основополагающая часть документов должна быть передана на хранение в государственный архив по месту регистрации организации.
Данное требование обязательно как для частных фирм, так и для госорганизаций.

Какие документы необходимо сдать в архив при закрытии фирмы?

Согласно принятым законам РФ, правилам и постановлениям, касающимся ведения дел в архивах организаций, а также государственной регистрации юрлиц и ИП, необходимо сдать документы в архив при ликвидации предприятия. Отправляются на хранение следующие бумаги:

  • документы по начислению заработной платы;
  • трудовые договоры, приказы о назначении, переводе или увольнении;
  • учетные и личные карточки сотрудников;
  • личные дела уволенных работников;
  • любые другие бумаги, касающиеся личного состава фирмы;
  • акты, архивные справки, любые бумаги и рабочие контракты, срок которых еще не истек.

Передача осуществляется под строгим контролем представителей архива, принимающего документы на хранение, согласно приложенным описям, предисловиям к ним и исторической справке. Отдельные листы нумеруются и прошиваются на четыре прокола. Факт приема-передачи подготовленных к передаче дел фиксируется двухсторонним актом, один экземпляр которого передается для регистрации в госархив, а другой остается у бывшего владельца или ликвидатора.

Архив ликвидированных предприятий

Оформленные в соответствии с установленными требованиями бумаги и дела сдаются в государственный архив. Вся процедура проводится согласно закону № 125-Ф, регламентирующему архивное дело в РФ, и «Основным правилам работы архивов и организаций».

В какой архив сдаются документы?

Архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные специализируются на организациях с государственной формой собственности. Муниципальные (или городские) архивариусы принимают бумаги от частных фирм, которые зарегистрированы в данном городе или муниципальном образовании. К примеру, организации, зарегистрированные в Москве, передают свои документы при ликвидации в ЦГАТО г. Москва.

Читать еще:  Кто является законным представителем юридического лица

Где хранятся документы ликвидированного предприятия?

Сдача документов в архив при ликвидации – это строго регламентированный процесс, требующий предварительного подписания договора о хранении с архивом, который будет осуществлять приемку документов на хранение. Если владельцы предприятия упустили из виду данный нюанс, то архив из-за ошибок в упорядочении документов или наличия пропусков в документах может отказать в приемке дел.

Кто принимает решение?

Председатель ликвидационной комиссии определяет, где и у кого будут храниться отчетные бумаги:

  • подлежащие обязательной отчетности бумаги могут быть также сданы в государственный архив по согласованию с ним;
  • не столь значимые протоколы, ведомости и заявления, а также иные документы, в том числе бухгалтерские и хозяйственные, сроки которых не истекли, могут быть переданы одному из учредителей под роспись;
  • малоценные бумаги, а также с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению.

Уничтожить ненужные бланки, накладные и чеки можно путем измельчения или шредирования. Выбрасывать документацию в мусор не рекомендуется во избежание злоупотреблений и мошеннических действий, кроме того, это запрещено экологическими нормами РФ.

Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?

Подготавливая документы в архив при ликвидации Общества с ограниченной ответственностью или ИП, владельцы часто задаются вопросом: что делать с кадровыми делами? Ответ прост: их также необходимо сдавать в государственный архив, придерживаясь следующих правил:

  • документы должны быть должным образом оформлены и предоставлены в полном объеме (комплекте);
  • должна быть проведена экспертиза ценности, по результатам которой все документы должны быть сформированы в дела, пронумерованы, описаны и переплетены в архивный переплет;
  • подготавливаются предисловия к описям, историческая справка;
  • проводится согласование с представителем архива качества проведенной архивной обработки.

На кадровые дела необходимо составить опись в трех экземплярах, на которых проставляются печать и отметка государственного архивариуса об ее согласовании. Частичная или неполная сдача дел личного состава предприятия недопустима.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Прежде чем сдать в архив документы после ликвидации, необходимо разделить их на категории. Различают несколько групп в зависимости от сроков обязательного архивного хранения:

  • длительные или долговременные – от 25 до 75 лет. Это, как правило, кадровые бумаги, касающиеся работников и руководителей предприятия, отображающие историю создания и ликвидации организации;
  • временные – от 1 года до 10 лет. Это могут быть документы по хозяйственные деятельности, бухгалтерские и финансовые, архивные файлы и другие не слишком ценные бумаги, срок хранения которых еще не истек.

Очень часто для того, чтобы точно определить срок хранения отдельно взятого документа, требуется помощь специалиста. В некоторых случаях приходится создавать экспертную комиссию, в состав которой должен входить также архивариус, имеющий большой опыт работы.

Сколько стоит сдать документы в архив при ликвидации?

Передача документов в архив при ликвидации ООО в Москве и области силами наших специалистов дает ряд преимуществ:

  • мы отбираем, подготавливаем и переплетаем бумаги в полном соответствии с требованиями законодательства РФ и государственного архива;
  • работаем быстро и аккуратно, гарантируя сохранность каждого листа;
  • наша деятельность ни в коей мере не окажет негативного влияния на деятельность вашей организации, нам не требуются отдельное помещение или помощь ваших служащих;
  • готовые бумаги мы отвозим в архив на своей машине;
  • передаем на хранение в полном объеме, предоставляя вам отчет и подписанный акт.

Стоимость сдачи документации рассчитывается, исходя из ее объема, качества документов, количества сотрудников и уровня текучести, сферы деятельности и других аспектов. Подробнее вы можете узнать, позвонив по указанному ниже телефону.

Ответственность за уничтожение документов после закрытия ООО

Нельзя просто выбросить или сжечь уставные, кадровые и отчетные бумаги ликвидируемого предприятия. Законом РФ предусмотрена ответственность должностных лиц за сохранность документации закрывающегося Общества или ИП. Согласно статьям № 13.20, 13.25 КоАП граждан, допустивших нарушения в процедуре сдачи или уничтожения бумаг, подлежащих бессрочному и длительному хранению, ожидают следующие санкции:

  • административное предупреждение о нарушении и штраф в размере 300–500 рублей;
  • должностные лица штрафуются на 2,5–5 тысяч рублей;
  • юридические – на 200–300 тысяч рублей.

Также предусмотрена уголовная ответственность в том случае, если доказаны мошеннические действия со стороны руководства или должностных лиц.

Срок сдачи документов в архивы ликвидированных фирм

Работа ликвидационной комиссии заканчивается внесением записи о закрытии фирмы в Единый госреестр юридических лиц. Так как данный орган ответственен за передачу на хранение архивариусам всех необходимых бумаг, то на практике процедура проводится до фактической ликвидации предприятия. Хотя законом РФ конкретные сроки, в рамках которых государственный архив должен принять документы на хранение, не установлены. На практике процесс передачи может занимать от двух до шести месяцев с момента передачи документов на упорядочение.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector