Veomo.ru

Финансовый журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Классификация документов по юридической силе

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Контрольные вопросы к теме 2

1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

2. Какое определение понятия «документ» дано в законе «Об информатизации» и в ГОСТ 16487–83?

3. Как развивалось понятие «документ»?

4. Почему информационная функция присуща всем документам?

5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?

6. Почему документ полифункционален?

7. Какие способы документирования можете назвать?

8. Какие новые носители информации Вы знаете?

9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

10. Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать?

11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Понятие документа его виды и формы. Классификация документов.

Содержание

Глава 1. Роль документации в управлении организации

1.1 Понятие документа его виды и формы. Классификация документов..7

1.2 Роль документации в технологии процесса управления……………. 11

Глава 2. Анализ роли документации в управлении организации.

2.1. Общая характеристика АО «ЖБИ»……………………………………16

2.2. Анализ службы ДОУ в АО «ЖБИ»……………………………………19

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию документации в управлении организации

3.1 Использование современных технологий в системе управлении документации организации………………………………………..………..23

3.2 Основные направления совершенствования кадровых документов. 26

Деятельность любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием документов. Управление документацией в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Документация в управлении организации- актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике­­­. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.

Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

Þ Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

Þ Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.

Þ В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы оперативного хранения документов и оформления дел;

Þ В-четвёртых, механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

В данной курсовой работе рассмотрены важнейшие вопросы документационного обеспечения управления организацией.

Структурно курсовая работа разбита на три главы. В первой из них рассматриваются основные понятия и терминология вопроса, правила оформления документов на основе имеющейся нормативно-методологической базы. Вторая глава посвящена основам организации службы документационного управления и рациональной работы с документами на предприятии (учреждении). В третьей главе представлены рекомендации к процедуре усовершенствования движения документов в организациях и внедрении в этот процесс информационных технологий и сделаны выводы по всей теме курсовой работы.

Глава 1. Роль документации в управлении организации

Понятие документа его виды и формы. Классификация документов.

Читать еще:  Субаренда муниципального имущества без торгов

Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентирована стандартами одним из которых является Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 г.

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Официальный документ – это документ, имеющий права на исполнение в организации созданный юридическим или физическим лицом оформленный и удостоверяющий в установленном порядке.

Важнейшим внутренним признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут, подвергается административным вопросам, материально – техническому снабжению, планированию, оперативной деятельности, бухгалтерскому учету, подготовки и расстановки кадров.

Выделяют несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы: первая группа – это документы по общим и административным вопросам, т. е по вопросам общего руководства предприятия и производственной деятельности. Вторая группа – это документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, докладные записки, и т.д. оформление всех этих документов унифицирована, но они могут быть разными:

1. по месту составления: внутренние, внешние;

2. по содержанию: простые, сложные;

3. по форме: индивидуальные – когда содержание каждого документа имеет свои особенности например: докладные записки;

трафаретные – когда часть документа отпечатано, а часть составляется при составлении;

типовые – созданные для группы однородных предприятий. Как правило все типовые, трафаретные документы печатаются трафаретным способом;

4. по срокам исполнения: срочные, несрочные;

5. по происхождению: служебные — затрагивающие интересы предприятия, личные – касающиеся конкретного лица и является именными.

6. по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы;

7. по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.

В соответствии с основными требованиями к составлению документа, он должен быть содержательным, понятным и правильно оформленным. Требование к оформлению приведены в ГОСТЕ от 98 г и в изменениях к нему постановлением ГОС стандарта Р.Ф от 2000 г. В стандарте приведены требования и правила оформления документов.

Документы изготавливаются на бланках, установлены два основных формата бланков документа А4 и А3 ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный на бланке так и без него должен иметь поля.

Бланки допускаются изготавливать типографическим способом или воспроизводить с помощью средств, но исключения составляют бланки организаций, с изображением Гос. герба или гербов субъектов Р.Ф. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

2. бланк конкретного вида документа;

Текст – это главный реквизит ради которого оформляется весь документ.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

В управленческой деятельности документ выступает, как предмет труда, и как результат труда.

Классификация документов, характеризующих движение кадров

Среди документации по личному составу наиболее многочисленной является группа документов, сопровождающая движение кадров. Под движением кадров обычно подразумеваются:

• прием, перевод, увольнение работников;

Однако оформление приема на работу, по сути, предваряет трудовые процессы, происходящие на предприятии, поэтому прием работников логичнее рассматривать вне рамок движения кадров, что и проделано в предыдущей главе.

Документацию, характеризующую движение кадров, условно можно классифицировать по трем группам:

• документация, связанная с перемещением кадров;

• документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и социальных гарантий работников;

• документация, связанная с прекращением трудовых отношений с организацией, с увольнением.

Ознакомление с процедурами, выполняемыми при осуществлении движения кадров, и оформлением соответствующих документов начнем с перевода работников.

Классификация документов по юридической силе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Классификация документов по юридической силе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

Разновидности юридической документации

Перечень наиболее употребляемыхв управленческой деятельности видовдокументов приведен в Приложении Б.Требование к документам, наиболее частовстречающимся в делопроизводстве, будутизучаться в процессе изучения дисциплины.

Современноеделопроизводство характеризуетсявнедрением в процесс работы с документамикомпьютерной, организационной техники(модемов, факсов, множительной исканирующей техники), телекоммуникационныхтехнологий, интернета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Разновидности юридических документов

Работы у нас выполняются индивидуально для каждого клиента. Мы гарантируем оригинальность работы.

С научной точки зрения, документ – это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

Читать еще:  Облагаются ли дивиденды налогом на прибыль

Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан.

Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно- заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего.

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

Каждый отдельный документ может также выполнять дополнительные функции. Например: управленческая (распоряжение директора), отчётная (отчёт бухгалтерии), справочная (справка о зарплате).

Например, Стенюков Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. — М.: Книга-сервис, 2003. — 160 с М.В предлагает следующую классификацию документов.

По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

Приказом руководителя назначаютсяответственные за ведение делопроизводствав структурных подразделениях.
Государственная структурауправления делопроизводством, документооборотом и архивами РеспубликиБеларусь.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

Многие вопросы в повседневной жизни общества требуют тщательного рассмотрения, поэтому создаются дополнительные меры, позволяющие урегулировать возникающие проблемы. К числу подзаконных актов относят те документы, которые издаются главами государств, должностными лицами или соответствующими организациями согласно всем требованиям. Среди представленной категории можно выделить несколько основных видов.

  1. Указы Президента исходят непосредственно от главы правительства и обладают наивысшей степенью влияния.
  2. Постановления Правительства содержат законы, издаваемые Правительством на основе статей Конституции РФ и для осуществления её норм и прав. Они распространяются на территории страны и поддерживаются соответствующими организациями.
  3. Акты министерств и ведомств включают в себя более широкую группу различных законов, приказов, указаний и других официальных документов. Они имеют меньшее политическое влияние и юридическую силу, однако, помогают регулировать жизнь общества во всех направлениях. Они также способствуют поддержанию правопорядка и соответствуют требованиям Конституции.
  4. Акты исполнительных органов субъектов РФ. К данной категории относятся те постановления и указы, которые издаются соответствующими правительственными организациями. По степени влияния и уровню значимости территориального пункта в представленную группу могут входить самые разнообразные законы и документы. В республиках подзаконным актом будет являться указ Президента, на более мелких территориях ведущую роль будут играть постановления глав административных объектов, на мелких подразделениях ведущую роль будут играть инструкции руководства.
  5. Нормативно-правовые акты, издаваемые местными организациями, составляются главами местных административных организаций в письменном виде. Данный документ принимается населением муниципального образования, должностными лицами или организациями, он вступает в силу и имеет юридические последствия. Представленная форма подзаконных актов создана специально для лучшего регулирования деятельности общества.
  6. Локальные нормативно-правовые акты создаются для удобства регулирования деятельности мелких организаций в масштабах страны. Чтобы правильно создать систему управления, необходимо опираться на конкретные условия деятельности. К числу локальных подзаконных документов можно отнести инструкции от управляющих лиц, акты руководящего состава различных предприятий, организаций, учебных заведений.

Виды юридических документов в соответствии с субъектом создания делятся на:

  • официальные документы (создаются органами государственной власти, реализующими свои властные полномочия);
  • неофициальные (создаются частными лицами в рамках компетенции, которую определяют правовые нормы).

Виды документов и их классификация

По степени подлинности:

  • подлинники (официальные документы), являющиеся первым или единичным экземпляром официальных документов;
  • дубликат (повторный экземпляр подлинника, обладающий юридической силой);
  • копия (носитель информации, который полностью воспроизводит сведения подлинника, включая все его внешние признаки или часть их; не имеет юридической силы);
  • заверенная копия (копия, на которой проставлены необходимые реквизиты в соответствии с установленным порядком, они придают копии юридическую силу).

В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Кроме того, классификация документов имеет дидактическое значение в учебном процессе по теории бухгалтерского учета, а поэтому она должна быть расширенной.

К таким документам относятся: расчетно- платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости и т.п.

В разовых документах отражается (регистрируется) один факт хозяйственной жизни. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования- накладные, счета-фактуры и др. В накопительных документах отражаются ряд однородных повторяющихся фактов (операций), которые регистрируют постепенно, по мере их совершения.

За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Поможем выполнить любую работу!

Идя по второму пути, можно использовать обширные возможности автоматизации. Например, существуют программы, работающие с почтой. Программа видит новый объект, анализирует заголовок, адресата, отправителя, а также используемые слова и выражения. Это помогает ей почти безошибочно фильтровать “входящие”, перенаправлять корреспонденцию тем людям, которые, скорее всего, должны с нею работать.

Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Развод – процесс достаточно сложный, требующий грамотного юридического подхода. В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить исковое заявление о расторжении брака. Т…

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными.
Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд — от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Читать еще:  Возможен ли возврат ювелирных изделий

Отметим, что данная классификации юридических документов может являться в практической деятельности юридических работников наиболее значимой. Наряду с этим, список критериев для нее можно было бы продолжить.

Как классифицируются документы

По степени влияния выделяют категории нормативно-правовых актов. Одним из важных критериев при ведении дел в политической системе служит влияние и юридическая сила документов и различных законов. Данный критерий позволяет точно определить возможность применения законодательного акта для решения вопросов в повседневной жизнедеятельности.

Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный.

Например, если сотрудник компании запрашивает справку, то запрос, в зависимости от типа справки, направляется либо в HR-отдел, либо в бухгалтерию.

Документ

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе. Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств. В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства. Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое.

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего. Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:

  1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
  2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований:

  • По-происхождению:
    • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
    • официальные – документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
    • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
  • По способу документирования:
    • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
    • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
    • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
    • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
    • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
    • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
    • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  • По отношению к аппарату управления:
    • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
    • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
    • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
  • По количеству затронутых вопросов:
    • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
    • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
  • По ограничению доступа:
    • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
    • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
  • По способу изложения текста:
    • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
    • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
    • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
  • По степени подлинности:
    • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
    • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
    • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
  • По срокам хранения:
    • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
    • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
    • документы постоянного хранения.

Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

  • По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
  • По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
  • По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
  • По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector