Veomo.ru

Финансовый журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Какой закон определяет понятие официальный документ

Документ

Что такое документ, определение

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас­крыть и понятие «реквизит».

* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г . № 24-ФЗ, ст.2.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента.

Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено.

Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами.

Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Документ — это облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения.

Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»:

Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Классификация документов

организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);

распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);

информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);

учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);

нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;

По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

По способу представления — электронный, на бумажных носителях;

По месту издания — внутренние, внешние;

По направлению отправки — входящие, исходящие;

По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц.

По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

Признаки и определение правового документа. Юридический документ -носитель правовой информации.

Юридический документ ― понятие собирательное. В теории государства и права, конституционном, финансовом праве в основном упоминаются нормативные правовые акты – законы, указы и распоряжения Президента, постановления и распоряжения Правительства, приказы, инструкции, правила министерств, агентств, служб, иных ведомств. В гражданском, трудовом праве в основном упоминаются договоры ― купли-продажи, подряда, аренда, займы, трудовые, брачные договоры, а также иные виды документов ― завещания, доверенности и т. д. В ходе уголовного, арбитражного, административного, гражданского процессов используют протоколы, постановления, определения, исковые заявления, жалобы. Для прикладных наук тоже характерен достаточно больший массив юридических документов.

Анализ признаков разных юридических документов позволяет сделать вывод о том, что признаки юридических документов, свойственные тому или иному виду юридического документа, не всегда являются подходящими для всех видов юридических документов. Юридические энциклопедии не содержат такого понятия, как «юридический документ». Его заменяют понятия «правовой акт», «юридический акт». В правовых науках нельзя оперировать таким широким понятием, как «документ», так как не все документы являются юридическими. Юридический документ ― это особый вид документа. С помощью юридических документов оформляются решения и действия различных органов, должностных лиц, граждан. Прилагательное «юридический» наделяет слово документ дополнительным смыслом ― т. е. с имеющий отношение к правовым нормам. Слово «документ» является производным от лат. documentum, означавшим в Древнем Риме все, что может служить примером, уроком, свидетельством. В толковом словаре В.И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, диплом, свидетельство». Если объединить термины, даваемые в словарях и энциклопедиям этому понятию, то под документом можно понимать материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, которая предназначена для ее передачи во времени и в пространстве. В более узкой интерпретации документ ― это деловая бумага, юридически подтверждающая определенный факт либо определенное право.

Многие юристы, правоведы исходят из того, что документ ― это материальный объект с информацией либо деловая бумага, подтверждающая какие-либо права на что-либо. Но неправильно определять документ только как письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентными органами в установленном законом порядке. У всех приведенных формулировок общим является сведение понятия к материальному носителю (бумаге) и способу документирования (письменный источник). Однако благодаря современным технологиям в сфере информатизации стало появляться и активно использоваться большое количество документов на материальных носителях, информацию, зафиксированную иными способами. В информатике под документом подразумевается материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде, имеющий обращение в информационных системах. Часто определение документа фиксируется в нормативных актах и государственных стандартах.

Так, например ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

Некоторые ученые выступают с критикой легальных определений понятия «документ» в законах. Своеобразие документа как объекта состоит в следующем. Документ – это всегда результат целенаправленной деятельности человека. Документ фиксирует какой-либо элемент, фрагмент окружающего мира (явления, процессы) или определенные сведения о чем-то, или и то и другое вместе. Фиксация происходит различными способами с помощью применения специальных знаний, навыков, умений, технических средств. Объект фиксируется на каком-либо материальном носителе.

В настоящее время при определении юридического документа используются различные подходы. Согласно одному из них первичным в определении документа является материальный носитель информации. В соответствии с другим определением первичной выступает сама информация, зафиксированная на материальном носителе. Сложнее дело обстоит с электронными документами. Если признавать основным (базовым) именно носитель информации, то к числу документов нельзя будет отнести те документы, в которых материальный носитель не находится в неразрывной связи с зафиксированной на нем информацией. Таким образом, информация в электронных документах не может существовать отдельно от материального носителя.

Электронный документ может быть перемещен с одной дискеты на другую, через сеть с одного жесткого диска на другой, т. е. носитель электронного документа может быть заменен другим. Поэтому более правильным будет определение документа как информации, зафиксированной на материальном носителе. Вместе с тем документ следует рассматривать в единстве формы и содержания и не отрывать информацию от материального носителя. Термин «электронный документооборот» с правовой точки зрения отличается от электронного обмена данными. Основу электронного документооборота составляет легитимность (законность) электронных документов. Поэтому важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документа играет его правовая поддержка, суть которой заключается в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. Различие между электронным документом и документом, созданным на бумажном носителе, будет заключаться в форме существования такой информации. Кроме того, многие документы, если заглянем в историю, составлялись и в виде настенного письма, клинописи на камне. И, несмотря на такой способ фиксации, они не перестали быть юридическими документами. Подводя итог, можно сказать, что круг носителей информации, которую содержит документ, строго не определен. Главное в юридическом документе – это то, что он содержит правовую информацию. Правовая информация может быть официальной и неофициальной. Неофициальная информация связана со всеми сведениями о правовых явлениях, которые находят отражение в юридической литературе, не являющейся официальной. В свою очередь каждый официальный документ состоит из совокупности элементов ― реквизитов. Правило о том, что документ должен быть оформлен в установленном законом порядке, значительно сужает сферу официальных документов, ибо существуют такие из них, форма и содержание которых установлены не законами, а иными нормативными правовыми актами. Среди реквизитов юридического документа следует выделить герб, название документа, дату составления, место составления, текст, подпись и др. Реквизиты придают юридическую силу документу. Для электронных документов предусматриваются дополнительные реквизиты: код лица, отвечающего за правильность документа, электронная подпись.

Читать еще:  Букмекерская деятельность законодательство

Согласно п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1) сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

2) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Различные юридические документы состоят из разного набора реквизитов. Характер реквизитов, их число зависят от целей создания документа, требований, которые предъявляются к содержанию и форме. Наличие реквизитов не является ключевым признаком для определения понятия «юридический документ».

Важным признаком юридического документа следует признать юридическую силу документа.Юридическая сила документа ― это не только правильное оформление. Необходимо, чтобы юридический документ исходил от лица, которое обладает правом его издания, и соответствовал компетенции этого лица. Если документ должен быть подписан несколькими лицами, то на документе должны быть все их подписи. Поэтому под юридической силой документа следует понимать свойство документа быть подлинным доказательством зафиксированной в нем информации. В результате можно выделить две категории юридических документов ― законные и незаконные. Законные юридические документы ― это документы, обладающие юридической силой, создаваемые в соответствии с законом и влекущие за собой наступление определенных правовых последствий. Незаконный юридический документ ― это документ, не обладающий юридической силой и попадающий в сферу правового регулирования лишь потому, что создается с нарушением действующего законодательства.

Любой юридический документ имеет юридическое значение, т. е. значимость для правовой деятельности. Юридическое значение правового документа означает его необходимость для правовых отношений. Юридическое значение договора состоит в том, что он порождает возникновение, изменение, прекращение имущественных отношений. Даже поддельные документы, которые не имеют юридической силы, играют важную роль в юридическом процессе, так как являются доказательством совершения противоправного деяния.

Разные юридические документы имеют разное юридическое значение ― одни позволяют восстановить нарушенное право, другие способствуют грамотно разрешить юридическое дело, для третьих документы могут повлечь негативные последствия (например, приговор суда). Юридическое значение документ приобретает только, если используется в юридической практике. Юридические документы могут создавать не только юристы-профессионалы, но и лица, не имеющие опыта составления таких документов. Например, договор может быть заключен в письменной форме между двумя гражданами. Создание юридического документа ― это комплекс действий субъектов юридической практики. Множество документов издается в ходе деятельности уполномоченных субъектов публичного управления. Их волеизъявления являются обязательными для тех лиц, кому данный документ адресован. Но любое волеизъявление в юридическом документе должно быть законным.

Важным признаком юридического документа является его вовлеченность в процесс правового регулирования. Механизм правового регулирования – это совокупность юридических средств. Часто такими средствами выступают юридические документы. Юридические документы сопутствуют всем стадиям правового регулирования. Особую роль в механизме правового регулирования играет закон. Кроме закона, нормы права зафиксированы и в других юридических документах ― нормативных правовых актах (Указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, приказах и инструкциях министерств).

Такой признак, как вовлеченность в правовое регулирование, позволяет признать в качестве юридических документов различные виды письменных доказательств, документов личного характера. Например, паспорт не только идентифицирует личность, но и позволяет человеку свободно передвигаться в пределах государства, выезжать за рубеж, заключать договоры, т. е. позволяет быть задействованным в правовых отношениях. Многие юридические документы непосредственно направлены на общение между субъектами права ― постановления, протоколы, рапорты, справки, уведомления. Правила их оформления и подготовки регламентируются нормативными правовыми актами. Наряду с официальными юридическими документами особую роль играют служебные документы, которые могут и не иметь юридического значения. Это служебные письма, справки неправового характера, докладные записки.

Одним из признаков юридических документов является соответствие юридического документа определенным требованиям. К юридическим документам предъявляются такие общие требования, как ясность, авторитарность, своевременность, полнота. Особые требования предъявляются к закону. Среди них: точность, определенность формы, ясность и доступность языка закона, конкретность и полнота регулирования соответствующей сферы общественных отношений, унификация структуры и формы законов.

Многие юридические документы наделяют субъектов права соответствующими правами и обязанностями. Но этот признак не является общим для всех юридических документов, так как многие юридические документы нужны не только для общения между субъектами права, но и для фиксации какого-либо процесса. К последней группе относятся служебные письма, протоколы ― они не представляют прав и обязанностей, поэтому признак предоставления прав и обязанностей участникам правоотношений следует считать сужающим объем понятий юридического документа, он не является определяющим при выделении признаков.

Что такое документ

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Как только мы рождаемся, то сразу получаем свой первый документ — это свидетельство о рождении.

И всю дальнейшую жизнь документы сопровождают нас повсюду: в поликлинике, в школе, на работе и т.д.

Так что же такое документ, каково его функциональное предназначение, какие виды документов существуют? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Документ — это.

Заимствование слов из других языков — доказательство тесного общения народов Земли между собой с самых древних времен. Так, слово «документ» пришло в русский язык из немецкого (Dokument), а немцы, в свою очередь, позаимствовали его из латинского «великого и могучего» (documentum).

В переводе «документ» — это «доказательство». То есть документ доказывает факт существования сведений, зафиксированных в нем.

Вывод: документ — это носитель информации, удостоверяющий, что какой-либо факт «имеет место быть».

Пакет документов, сформированный по признаку их отношения к какому-либо событию, факту, процессу и т.д., называется документацией. Например, документация по строительству дома.

Оформление документов называется документированием и подчинено определенным правилам. Это составная часть делопроизводства, подробней о котором можно прочитать в другой статье нашего блога.

Признаки документа:

  1. информация зафиксирована на материальном носителе: бумаге, фото или видео (в цифровом или пленочном формате). В последние годы появились еще и электронные документы, заверенные электронной подписью (т.е. документы на виртуальном носителе);
  2. информация в документе может быть представлена в различной форме:
    1. письменная или печатная запись,
    2. фотоизображение,
    3. видеоизображение,
    4. звуковая запись,
    5. комбинация перечисленных форм представления информации;
  3. документ имеет уникальные реквизиты, которые делают возможным его идентифицировать (различить среди множества подобных).

    Реквизиты документа — это обязательные элементы его оформления (наименование, дата, подпись, адресат, текст и т.д.). Реквизиты бланка документа — это уникальный номер и серия;

  4. документ можно передавать в пространстве (т.е. передавать его из точки А в точку Б);
  5. документ можно передавать в будущее время (т.е. хранить его).

Немного «заумная» формулировка, но именно так определяет документ Федеральный Закон (ФЗ) № 77-ФЗ в редакции 2016 года (ст. 1).

Если говорить проще, то документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе.

Следовательно, в общем смысле слова даже наскальный рисунок про охоту, созданный древним человеком, является документом. Он удостоверяет, что человек из племени добыл на охоте кабана (зайца, мамонта).

В обывательском представлении понятие документа суживается до удостоверения на бумажном носителе какого-либо факта.

При этом документ имеет уникальные реквизиты и заверен подписью и печатью уполномоченных на то людей. Например, паспорт удостоверяет, что, допустим, Иванов Иван Иванович родился в такую-то дату, имеет жену, детей, зарегистрирован по такому-то адресу.

Пара исторических фактов

Первые документы появились в 30 веке до н.э. Письменности еще не было, поэтому в ходу было предметное документирование, т.е. какой-либо объект обозначался определенным символом. Например, война обозначалась стрелой.

Позже от непосредственно предметов люди перешли к их изображению на различных поверхностях: на камнях, на деревьях, на бересте. Рисунки стали прародителями письменности.

Именно с возникновением письменности сопряжено появление документов в формате, напоминающем современный. Об этом свидетельствуют документы, датированные 5 веком до н.э.

Функции документов

Документы имеют несколько функций, рассмотрим их в сводной таблице:

ФункцияПояснение
информационнаяв документах осуществляется фиксация фактов, происходящих событий, результатов практической и мыслительной деятельности человека (например, документ о заключении определенных соглашений между государствами)
организационнаяс помощью документов до групп людей или отдельных индивидуумов доводится информация организационного или координационного характера (например, приказы, указания)
коммуникативнаядокументы обеспечивают деловые связи между физическими или юридическими лицами (например, различные договоры), являются средством обмена информацией
юридическаяинформация, зафиксированная в документе, является доказательством того или иного факта при разрешении конфликтных ситуаций между физ. или юр.лицами
правоваядокументы устанавливают правовые нормы (например, НПА)
Читать еще:  Минимальный срок временной регистрации для иностранных граждан

Классификация

Документы условно подразделяются на несколько видов в зависимости от классифицирующих признаков.

Все документы делятся на личные и официальные. Личные — это те, которые не касаются служебной или общественной деятельности человека.

Классификацию официальных документов проанализируем в таблице:

Признак классификацииВид документовПояснения и примеры
назначениеидентификационныедокументы, предназначенные для идентификации личности, права собственности и т.д. Например, паспорт, свидетельство о собственности на квартиру
организационныеустав, положение, штатное расписание, должностная инструкция
распорядительныеприказ, распоряжение, постановление, решение
справочныеакт, протокол, справка, письмо, пояснительная или объяснительная записка
нормативныенормы, правила, регламент и т.д.
учетно-расчетныебухгалтерские документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и т.д.)
способ представленияна бумажном носителесоздаются на бумаге, передаются «из рук в руки», почтой, курьером
электронныйсоздаются на электронном носителе, передаются посредством средств вычислительной техники и электросвязи
время созданияпервичныесодержат сведения, полученные в результате какой-либо деятельности. Например, накладная на приобретенный товар, приходно-расходный кассовый ордер
вторичныеявляются результатом переработки первичных документов. Например, реферат (краткое обобщенное изложение содержания одного или нескольких источников информации)
способ изготовлениярукописныепишутся «от руки»
печатныепечатаются на принтере или полиграфическом оборудовании
электронныепредставляются в формате файла
содержаниетекстовыеинформация представлена в виде текста
графическиесхемы, карты, ноты
аудиальные (звуковые)аудиозаписи
мультимедийныесочетание видов представления информации (текст, схемы, видео, звук)
место изданиявнутренниедокументы для внутреннего использования. Например, приказ по организации
внешниепредназначены для представления за пределы издания. Например, отчет предприятия в налоговую службу
направление отправкивходящиедокументы, доставленные от отправителя
исходящиедокументы, переданные адресату
уровень секретностинесекретныеинформация документа доступна для всех
секретныесведения, содержащиеся в документе, доступны для определенного круга лиц
с различным уровнем секретностидокументы с комбинированным уровнем секретности
подлинностьоригиналыпервый экземпляр документа, заверяется подписью и печатью
копиидокумент по содержанию идентичен оригиналу, но не имеет юридической силы
дубликатывторой экземпляр документа, выдается взамен утраченного оригинала, имеет юридическую силу оригинала
срок хранениякратковременного храненияхранятся до 10 лет
долговременного храненияподлежат хранению свыше 10 лет

Знания лишними не бывают, читайте наш блог и узнавайте новое!

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Сейчас пошла тенденция от нашего государства, все документы превращать в цифру. С одной стороны вроде и удобно, но ведь столько утечек случается, как не обеспечивай кибербезопасность, но хакеры всегда найдут брешь.

Историю недавно слышал, как мошенники оформили цифровую подпись от имени жертвы и далее провели сделку с квартирой, принадлежащей жертве, вот так получается. Нет, уж лучше бумага и подпись собственной рукой, тогда хоть подделку можно будет установить.

Денис: это проблема государства защитить эту информацию (готовить специалистов, разрабатывать алгоритмы защиты). А выгоды от цифровизации неизмеримы. Большинство серых зон и серых схем исчезнут, а оперативность работы с информацией будет феноменальной. Это другая реальность и качество жизни.

Значение слова «документ»

ДОКУМЕ́НТ, -а, м.

1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-л., подтверждающая право на что-л. Оправдательный документ.[Буранов:] Сейчас, товарищи, нужно доставить в райком важнейшие документы, оттуда получить инструкции. В случае опасности надо помнить, что документы важней жизни. Тренев, На берегу Невы.

2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. Кто-то сказал, что на конечной остановке будут выпускать по одному, проверять документы. Каверин, Два капитана. В сельсовете председатель Предложил на лавку сесть И сказал учтиво: — Дайте Документы, если есть. Твардовский, Страна Муравия. 3. Письменный акт, грамота, рисунок, какое-л. произведение и т. п., имеющие значение исторического свидетельства, показания. Исторические документы.[«Записки Джона Теннера»] самый полный, и вероятно последний, документ бытия народа, коего скоро не останется и следов. Пушкин, Джон Теннер.

[От лат. documentum — доказательство]

Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

  • Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Официальная формулировка в законодательстве России:

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

ДОКУМЕ’НТ (доку́мент простореч.), а, м. [от латин. documentum — доказательство]. 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-н., подтверждающая право на что-н. (офиц.). Проездной д. Оправдательный д. Денежный д. 2. Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя (офиц.). Для получения посылки необходимо предъявить документы. || Удостоверение личности, паспорт (простореч.). Выправить себе доку́мент. 3. Акт, письменное свидетельство о чем-н. Исторические документы.

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

докуме́нт

1. офиц. материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования ◆ Официальный документ. ◆ Проездной документ.

2. офиц. письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя ◆ Для получения посылки необходимо предъявить документы. ◆ На документах всегда печать бывает.

3. прост. удостоверение личности, паспорт ◆ Выправить себе доку́мент.

4. акт, письменное свидетельство о чём-нибудь ◆ Исторические документы.

5. комп. компьютерный файл с данными, созданный в программном редакторе ◆ Документ редактора Word. ◆ Открыть документ. ◆ Сохранить документ.

Фразеологизмы и устойчивые сочетания
  • денежный документ
  • комплект документов
  • под документ
  • предъявить документы

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: лифтёрша — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2014

ОТРАЖЕНИЕ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ» И ПРАВОВОЕ ЗАКРЕПЛЕНИЕ ЕЁ СВОЙСТВ В ДЕЙСТВУЮЩЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  • Авторы
  • Файлы работы
  • Сертификаты

Понятие документированная информация раскрывается в нескольких источниках, отражающих вопросы делопроизводства, архивного дела, информационного обеспечения и защиты информации, библиотечного дела и т. д.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. 1 Особый уклон в данном определении делается на наличие материального носителя и реквизитов, которые являются основным фактором определения и понимания задокументированной информации. Также в определении дается уточнение на то, что в определенных случаях, которые установлены законодательством, можно определить материальный носитель с помощью реквизитов.[6]

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие «документированная информация» приравнивается к понятию «документ»:

Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. 2 [1]

Исходя из данного определения можно сделать вывод, что понятие документ и документированная информация равнозначны и главным в документе является наличие материального носителя и реквизитов.

В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77-ФЗ указано, что документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. 3 [7]

Читать еще:  Как можно использовать материнский капитал

Сходство этого определения с тем, что указано в ГОСТ Р 51141-98 – в наличии материального носителя и реквизитов. Однако Федеральный закон дополняет определение предназначением документа, способах его передачи и рассматривает документ с позиции материального носителя, представленного в любой форме, в то время как ГОСТ определяет документ как информацию, в первую очередь.

По определению Федерального закона «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. 4 [5]

Данное определение утратило силу и не было использовано в последней редакции закона от 03.06.2009 № 119-ФЗ, что можно объяснить отсутствием ссылки в определение на наличие реквизитов в документе.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти раскрывают понятие «документ» в рамках распространения действия данного нормативно-методического документа, так как они разработаны для федеральных органов исполнительной власти. 5

Согласно Методическим рекомендациям, документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти. 6 [3]

Из всех определений понятия «документированная информация», наиболее обобщенным и точным для области делопроизводства является то, что раскрыто в ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также ранее употреблявшееся в Федеральном законе РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-ФЗ. Именно оно наиболее часто используется в учебной литературе по документоведению, делопроизводству и архивному делу.

Важнейшей характеристикой документированной информации, которая позволяет выполнить все требования, предъявляемые к ней, является наличие всех свойств, которые характерны для документированной информации.

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность. 7 [2]

Однако в действующем законодательстве Российской Федерации не уделяется должное внимание закреплению свойств документированной информации на федеральном или региональном уровне в нормативных актах.

Основным законодательным источником о документированной информации является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, который закрепляет такие свойства как достоверность, доступность, защищенность.

Основной упор в данной законе ставится на защите информации: требованиях к защите информации, мероприятиях по защите информации. Свойство доступности регламентируется перечнем информации и документов, которые должны быть в открытом доступе. К примеру, информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, отражена как общедоступная в соответствующих законах.

Также разработаны специальные законы, регламентирующие доступность информации, среди которых следующие: Федеральный закон от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и другие.

В Федеральном Законе РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» указано, что изготовитель (исполнитель, продавец) обязан своевременно предоставлять потребителю необходимую и достоверную информацию о товарах (работах, услугах), обеспечивающую возможность их правильного выбора, что законодательно обязывает выполнение таких свойств документированной информации, как своевременность и достоверность.

На данный момент в Государственной Думе рассматривается законопроект, предложенный депутатом О. Л. Михеевым о размерах шрифта в договорах купли-продажи, в договорах об оказании услуг, в частности в банковских договорах.

По словам депутата, мелкий шрифт затрудняет восприятие, дает лишнее напряжение глазам и побуждает пропускать изучение соответствующих условий договора, что в итоге может привести к неблагоприятным последствиям для стороны договора. По аналитическим исследованиям Михеева суды соглашаются с тем, что мелкий шрифт в договорах является нарушением прав потребителей, но не всегда встают на сторону потребителя.

В связи с этим Михеев О. Л. предлагает внести изменения в Закон РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» о том, что при доведении до потребителей информации об изготовителе, режиме его работы и реализуемых им товарах (работах, услугах); информации о фирменном наименовании, местонахождении организации, режиме работы, указанной на вывесках; информации о лицензировании (при наличии лицензии); информации о товарах (работах, услугах); информации о наименовании технического регламента; информации о товаре (сведений об основных свойствах товара, о составе в отношении продуктов питания и т.д.); сведений не допускается использование трудно читаемого, мелкого шрифта, равно как применение иных способов подачи информации, затрудняющих её восприятие потребителем. Так как возможно нарушение данных требований, Михеев предлагает дополнить пункт 2 статьи 12 «Ответственность изготовителя (исполнителя, продавца) за ненадлежащую информацию о товаре (работе, услуге)» абзацем следующего содержания:

Изготовитель (исполнитель, продавец), использующий при доведении до потребителя информации об условиях приобретения или использования товара (работы, услуги) трудно читаемый, мелкий шрифт, равно как применение иных способов подачи информации, затрудняющих её восприятие потребителем, несет риск несоблюдения потребителем соответствующих условий. 8 [4]

Следовательно, с потребителя снимается ответственность за несоблюдение договора при нарушении свойств доступности, эргономичности информации.

Аналогичные поправки в законодательство, в частности в Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» и Федеральный закон «О защите прав потребителей» применительно к кредитным договорам.

При анализе современного законодательства Российской Федерации на предмет раскрытия определения понятия «документированная информация» в нормативно-правовой и методической базе, а также закрепления на федеральном и региональном уровне положений о свойствах документированной информации, можно сделать следующий вывод: наиболее полное определение понятия раскрывается в Федеральном закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который закрепляет вопросы защиты информации, ее доступности в том числе со стороны органов государственной власти и местного самоуправления. Вносятся законопроекты по поводу законодательного закрепления обязательного соблюдения таких свойств информации как эргономичность и доступность. Релевантность, точность, полнота, полезность, новизна и ценность, как свойства документированной информации, в действующем законодательстве Российской Федерации отражены опосредовано.

Список используемой литературы и источников

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 197 – 204;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

Проект № 394101-6 Федерального закона «О внесении изменений в закон Российской Федерации «О защите прав потребителей» и статью 1098 части второй Гражданского Кодекса Российской Федерации» — [Электронный ресурс], точка доступа http://img.rg.ru/pril/article/88/78/99/394101-6.pdf.

Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ от 27.10.2008 № 183-ФЗ;

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ;

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77 ФЗ

1 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ

2 ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

3 Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77 ФЗ

4 Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ от 27.10.2008 N 183-ФЗ в редакции федерального закона от 03.06.2009 N 119-ФЗ

5 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

6 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

7 Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 197 – 204

8 Проект № 394101-6 Федерального закона «О внесении изменений в закон Российской Федерации

«О защите прав потребителей» и статью 1098 части второй Гражданского Кодекса Российской Федерации»

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector