Veomo.ru

Финансовый журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок оформления документов

Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

-Получение необходимых для приема на работу документов.

-Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

-Заключение трудового договора.

-Издание приказа о приеме на работу.

-Оформление личного дела сотрудника.

— Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования ( СНИЛС);

— Свидетельство ИНН (если есть)

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

-Справки с предыдущего места работы (2-НДФЛ)

-Справку с основного места работы, если оформляется совместитель

[/SIZE] Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с иностранным сотрудником:

-документ, который удостоверит личность кандидата (паспорт или другие документы с фотографией),

-договор о добровольном медстраховании, который является действительным на российской территории (он должен обеспечивать оказание гражданину неотложной медико-санитарной помощи),

-разрешение на работу или, в отдельных случаях, патент,

-разрешение на проживание, в ситуации, когда договор заключается с лицами без гражданства или проживающими временно в РФ,

-вид на жительство, при заключении договора с лицом без гражданства или иностранным гражданином, которые постоянно проживают в РФ.

-трудовая книжка (за исключением ситуации, когда поступают на работу в первый раз),

-пенсионное свидетельство (при устройстве на работу в первый раз (до этого не работал), данное свидетельство оформляет работодатель),

-подтверждающая квалификацию и образование документация — свидетельства, дипломы или аттестаты.

Локальные нормативные акты организации

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

— роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

— роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

— роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Заключение трудового договора

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме.

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

Оформление личного дела сотрудника

На сотрудника заводится личное дело, присваивается табельный номер и заводится личная карточка.

Личные дела сотрудников, включая приказы, документы по его зарплате хранятся в архиве 75 лет.

Это делается в целях сохранения документов-оснований исчисления трудового стажа для начисления в будущем пенсии по старости.

Внесение записи в трудовую книжку

Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Читать еще:  Как делится имущество при разводе, если муж собственник

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Как правильно оформлять документы

Абсолютно все сферы деятельности сопровождаются составлением документов – договоров, актов, соглашений, заявлений, жалоб, исков. Оформление документа является ответственной процедурой, ведь малейшая ошибка в форме или содержании делает его недействительным. О том, как правильно оформлять документы, расскажем ниже.

Виды документов

Перечислить все возможные виды и формы документов, бланков и справок практически невозможно, ведь они могут носить официальный, произвольный или смешанный характер. Тем не менее, для большинства сфер деятельности закон предусматривает не только виды разрешенных форм, но жесткие правила их оформления, удостоверения, подачи.

Одним из возможных видов классификации документов является способ и цель происхождения. В рамках этого направления выделяют:

  • официальный документ, который порождает права и обязанности граждан, юридических лиц (например, паспорт, диплом, договор и т.д.);
  • личный документ (персональная переписка, дневники и т.д.)

Среди официальных документов существует множество отдельных категорий и разновидностей. Например, в их состав входит нормативный правовой акт, принимаемый властными органами и имеющий общий характер, либо распорядительный акт, имеющий индивидуальный характер. Отдельным подвидом выступает служебный документ, который организация использует в своей текущей деятельности. Требования к оформлению документов, имеющих служебный или организационно-управленческий характер, могут устанавливаться нормативными актами, внутренними правилами предприятия.

Не менее важна классификация документов по способу фиксации их содержания:

  • письменный документ предусматривает текстовый способ закрепления информации;
  • в рукописном бланке все данные фиксируются от руки;
  • при создании и использовании электронного документа применяются средства компьютерной техники, программные приложения;
  • изобразительный документ, если для фиксации данных применяются средства графического отображения;
  • множество иных разновидностей бланков.

Требования к оформлению документов могут существенно отличаться, в зависимости от сферы деятельности и применения. Однако необходимо соблюдать общие правила к содержанию и форме различных бланков, о которых поговорим ниже.

Основные правила оформления документов

Единое универсальное правило, которое можно применить сразу ко всем видам документов, отсутствует. Однако для большинства официальных документов должен применяться стандарт ГОСТ Р. Общие правила составления документов можно представить следующим образом:

  • любой вид официального документа должен соответствовать нормативу ГОСТ, в том числе использование строго оговоренных шрифтов, букв и цифр, иных стандартов;
  • каждый официальный документ должен соответствовать форме, регламентированной законом (например, правоустанавливающий бланк на недвижимость может составляться только в виде выписки, а договор купли-продажи должен составляться в письменном формате);
  • официальный государственный документ издается от имени Российской Федерации или иного публичного образования, подлежит опубликованию, а его содержание имеет жестко регламентированную структуру (нумерацию, подразделы и т.д.).

Аналогичный или расширенный перечень требований установлен и для отдельных видов официальных документов.

Приведем примерный перечень возможных видов документов, которые применяются в различных сферах деятельности:

  • организационно-распорядительные документы организации – контракты и соглашения, товарно-транспортная накладная, сопроводительные письма, путевой лист на перевозку пассажиров и грузов, иные виды деловых бланков и форм;
  • документы при покупке квартиры, дома или земли – договоры и передаточные акты, технический план и т.д.;
  • документы на транспортные средства – договор, по которому будет проходить проверка и регистрация в ГИБДД, доверенность и т.д.;
  • документы для иностранцев – разрешительные документы для пребывания в РФ и для трудоустройства, визы, приглашения на въезд, иные документы, которые требует миграционный режим;
  • банковские документы – платежные получения, договоры на открытие счетов и вкладов, и т.д.;
  • проездные и перевозочные документы для граждан и юридических лиц.

Помощь в оформлении документов, которую окажет юрист, будет заключаться в обеспечении грамотности и правильности составления, в соблюдении к нормативным правилам ГОСТ.

Оформление документов по ГОСТ

Нормативный стандарт ГОСТ предусмотрен для оформления текста документов, регламентирует следующие принципы:

  • шрифт для введения текста содержание любого документа – Times New Roman, размер не менее 12;
  • каждый раздел и подраздел текстовых документов должны иметь порядковую нумерацию (кроме приложений к документу), а нумерация осуществляется арабскими цифрами;
  • все разделы и подразделы должны иметь соответствующие заголовки и подзаголовки;
  • на все таблицы должны иметься соответствующие ссылки в содержании документа.

Это только минимальный набор требований, который содержится в ГОСТ по оформлению документов. Чтобы избежать сложностей и соблюсти все указанные правила, помощь в оформлении документов могут оказать юристы или иные специалисты.

Услуги по оформлению документов

Помощь юриста «Все по шагам» будет оказана при оформлении любой официальной документации. Мы поможем подготовить и грамотно оформить любой документ по следующим направлениям:

  • для совершения сделок с недвижимостью (дарение, продажа, аренда, мена и т.д.);
  • для издания распорядительных и служебных документов юридических лиц любой формы;
  • для обеспечения кадрового документооборота (приказы, журналы, трудовые договоры и т.д.);
  • для регистрации прав на землю любой формы собственности;
  • для прохождения таможенных и налоговых процедур;
  • иные документ по запросам граждан и юридических лиц.

Услуги по оформлению документов будут включать разработку проекта бланков и форм, согласование их с заказчиком. Помощь в оформлении документов будет оказана любым удобным способом – в письменной или электронной форме, при личном обращении, через онлайн-сервисы. Какой бы документ вам не понадобился, помощь наших юристов позволит соблюсти все требования закона и нормативов ГОСТ.

Читать еще:  Поиск собственника по кадастровому номеру

Общие правила составления и оформления документов

Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в ОВД, подчиняется некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ, ГОСТах, других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования касаются содержания различных частей текста документов, качества и формата бумаги, лент для пишущих машин и так далее.

Оформление документов в органах внутренних дел должно осуществляться с соблюдение следующих правил:

1) Обеспечение юридической силы документа. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, то есть основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе требований, а, следовательно, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного субъекта и принятый в пределах его компетенции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учетом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имеющего соответствующие административно-юрисдикционные полномочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдение установленного порядка его подготовки, принятие и утверждение. Например, акт об уничтожении некоторой документации ОВД должен быть подготовлен специально назначенной экспертной комиссией, подписан ее членами, руководителем ОВД и утвержден начальником вышестоящего органа.

Несоблюдение этих правил ведет к признанию такого документа недействительным. Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документов, к рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются правильного, с юридической точки зрения, употребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляется при составлении документов такие чисто юридические термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «осмотр», и другие. Каждый из этих терминов означает строго определенное законом административно-процессуальное или уголовно-процессуальное действие. Употребление этих терминов должно соответствовать юридическому характеру именно тех процессуальных действий, которые фиксируются в документах.

Требования правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на нормативный акт в соответствии, с которым они составлены. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа закону, а на стадии исполнения документа формирует у исполнителя более ответственное отношения к выполнению содержащихся в нем предложений.

2) Правила информационной культуры документовпредполагает, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, то есть при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации.

Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата — языком официально-делового стиля. Для такого стиля характерен прямой порядок слов в предложении. Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчиненных предложений. Длинные и сложные предложения заменяются несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена местоимений существительным.

Употребление в документах метафор, эпитетов, терминов и выражений, допускающих двусмысленное толкование информации, документально-деловой стиль не допускает. Так, деловой стиль характеризуется весьма широким употреблением от глагольных существительных, например, разъяснение, задержание, соревнование и другие. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и мало информационными. Например, не следует писать: «произвести задержание», «произвести внедрение», «обращаться с просьбой», если можно написать «задержать», «внедрить», «спросить».

В процессе многолетней управленческой практики ОВД складываются устойчивые словесные обороты, используемые для описания тех или иных событий, действий. Поэтому используемые в настоящее время в ОВД некоторые словесные обороты, содержат архаизмы и канцеляризмы, которые должны быть исключены из употребления деловой речи. К ним относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, надлежит, оповещаю).

3) требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов. При составлении документов следует учитывать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов.

Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники, (машинистка, секретарь и другие). Причем каждому из них требуется различная информация, содержащаяся в документе. Так, секретарю ОВД, отправляющему документ, необходима информация о том, куда адресован документ, о чем он составлен, кто является его исполнителем.

Секретарю органа, получившему документ, важно знать, какой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководителю ОВД необходимо знать наименование и характер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащая в документе информация. Каждый
документ содержит оперативную статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу исполнителю документа. Статистическая информация – это сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Это информация содержится в реквизитах документа. Кроме перечисленных выше требований документы, составляемые в ОВД, должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов и не содержать помарок и исправлений.

4. Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.

Читать еще:  Сезонная смена резины законодательство

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 13 — 15 через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Таким образом, при подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

— документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России, оформляться с учет

— документ должен быть написан официально-деловым стилем.

— изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

— применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

— документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

— документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

— документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

— в документе не должно быть помарок и исправлений.

Общие правила оформления документов

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Каждый управленческий документ должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, поскольку они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах. Так, общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30 — 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.

Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма: наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Реквизит документа–это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 — 2003).

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования. ГОСТ Р 6.30 — 2003 предусматривает и формуляр-образец документа.

Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Управленческие документы рекомендовано оформлять на бланках (см. тема 3, п.2).

При подготовке документов рекомендовано применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии, начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL, 12, 13, 14 кеглем через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего (нижнего) поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – не менее 20 мм;

правое – не менее 10 мм;

верхнее – не менее 20 мм;

нижнее – не менее 20 мм.

На основе законодательных, нормативных и инструктивно-методических документов каждое учреждение (предприятие, организация) устанавливает собственные требования, предъявляемые к работе с документами, закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В данных документах должны быть закреплены и конкретные правила документирования, в том числе:

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

– состав документов, применяемых для документирования управленческой деятельности;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, заверение их печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector